Personal Assistant, Secrétaire Privé, Assistant personnel de personnalités

On ne s’improvise pas chauffeur du jour au lendemain, et l’exemple des chauffeurs de personnalités politiques en est un exemple flagrant ! Une grand nombre d’élus politiques engagent des chauffeurs dans leur sphère proche, sympathisants ou famille, mais ne se rendent pas compte qu’un chauffeur ce n’est pas seulement une personne qui conduit une voiture  d’un point a à un point b.  Trop souvent les chauffeurs engagés sont non seulement incompétents, mais profitent de leur statu pour abuser de leur position.  Etre chauffeur, c’est avoir une conduite irréprochable, c’est être l’image de marque de la personne qui vous emploie.  Un chauffeur incompétent, voire même délinquant reflète sur son employeur une image désastreuse. En effet, le chauffeur est souvent considéré comme un confident privilégié.  Il serait donc temps que les élus politiques se mettent en tête que le métier de chauffeur est un vrai métier soumis à des droits et devoirs et non pas une fonction primaire  ne nécessitant ni connaissance, ni compétence.

actualité

Nous vivons dans un monde économique ou tout est axé sur une certaine forme de rentabilité en oubliant que la finalité de toutes entreprises, grande ou petite, est d'apporter un plus à ces clients. En me basant sur mon expérience au sein de diverses entreprises je constate qu'il existe un véritable décalage entre le management d'entreprise et la finalité de l'entreprise : le client. Mon expérience se base principalement sur des entreprises basées dans le bénélux, mais je suppose que les exemples suivants peuvent trouver une correspondance dans d'autres pays d'Europe.

On développe au sein des entreprises des postes de plus en plus nombreux aux titres ronflants : manager HR, head officer ..., senior managing department... etc.  Tous ces postes sont pourvus à des personnes hautement qualifiées, disposant de connaissances en la matière et bardés de diplômes d'écoles prestigieuses. Oui mais voila, tous ces beaux titres, toutes cette littérature ingurgitée à coups de syllabus ne remplace pas l'expérience sur le terrain, la rencontre avec la base. Cette base, qu'elle soit l'employé qui se trouve en derrière ligne, ou même le client qui reste le principal acteur de la survivance d'une société. 

La multiplication des postes à responsabilités entraine non seulement un décalage entre les employés et les responsables, mais également peut ternir la respectabilité de l'entreprise. Les conflits internes se multiplient, et cela se ressent dans la valeur que l'entreprise veut dégager vis à vois de ces clients.

En Belgique, des entreprises comme : Electrabel, Belgacom, Belfius, Fortis, la poste, .... ont une image de marque des plus négatives vis à vis de leur clientèle. Dans toutes ces entreprises le management est exclusivement entre les mains de techniciens qui n'ont jamais mis pris la peine de remettre en question leurs capacités et n'ont jamais pris la peine de prendre le pouls de leur société en redescendant tous simplement de leur piédestal en rencontrant le client en direct.

Toutes les entreprises d'importance se basent sur des méthodes importées d'outre atlantique pour développer leur croissance et leur rentabilité : les 5 forces de Porter, les analyses stratégiques, la matrice Swot, ... en oubliant les deux trois choses essentielles : le client - le produit  et le rôle de l'humain.

En tant que patron d’une PME ou TPME, tous se retrouvent tous les jours face à des problèmes qui n’ont rien à voir avec leurs activités directes : TVA, Gestion du personnel, Recherche de nouveaux clients,  gestion des fichiers clients - fournisseurs, etc. Cela  plombe non seulement une partie de leur temps, mais cela vous pose également un problème : comment faire évoluer le chiffre d’affaire alors que l’on perd du temps dans des occupations accessoires ? De plus, la crise les préoccupe et les mois ne sont pas toujours roses. Le responsable d’une PME à alors la solution de faire appel à des conseillers qui peuvent  le seconder dans la recherche de solutions. Qui sont ces conseillers ? Pour la plupart, issus de hautes écoles, ayant étudiés les théories commerciales, ayant travaillé pour des multinationales ou des entreprises de conseils telles que PwC, Mac Kinsey, Arthur d Little,… Ils proposeront de définir de nouvelles stratégies, de développer des analyses systémiques ou de redéfinir  les valeurs de l’entreprise !

C’est très certainement une bonne chose, mais personne ne pourra réapprendre son métier à un patron de PME, car celui-ci sait mieux que quiconque la valeur des  produit ou service qu’il propose de plus, un patron de PME est quelqu’un de passionné par son activité et il  y croit !

Dès lors, ce qu’il a besoin c’est de quelqu’un qui comprends sa situation ! Quelqu’un qui puisse prendre en charge les problèmes d’administrations qui plombent la rentabilité de l’entreprise, quelqu’un qui puisse également le seconder dans la recherche de clients en proposant des idées innovantes,  sans doute encore inexplorées, et surtout quelqu’un qui comprends cette solitude de l’indépendant, qui peut comprendre les doutes et les angoisses, des lendemains qui déchantent.

L’assistant personnel est quelqu’un de polyvalent, capable de s’occuper non seulement de l’administratif, mais également de la recherche de clients, la gestion du personnel ou même, pourquoi pas l’administration d’un site web,…. Le tout avec un seul objectif : permettre de développer ou dynamiser la société en toute sérénité !
Un assistant personnel  est également un indépendant payé à l’heure et donc pas besoin d’engager du personnel supplémentaire.  Son objectif est d’apporter satisfaction, car la satisfaction c’est notre réputation !

Vous voulez en savoir plus : n’hésitez pas à me contacter !

dharccourt at gmail.com

Pour tous les métiers on retrouve une grande variété de diplômes permettant de disposer des connaissances élémentaires à l'exercice de la profession. Le métier d'assistant ne déroge pas à la règle ! Il existe une panoplie de dplômes élémentaires qui dispensent les connaissances nécessaires.

Comptabilité, secrétariat, sécurité, RH, IATA, etc sont autant de diplômes ou de formations qui vous seront d'une grande utilité suivant le créneaux dans lequel vous souhaitez vous lancer. Au plus vous en apprendrez au plus vous aurez les capacités pour agir suivant des règles et des connaissances élémentaires.

Néanmoins, après les études et formations, vous constaterez que le terrain se révèle parfois plus ardus que vous ne le pensiez. Votre diplôme en poche, vous n'aurez sans doute pas suivis de formation destinée à vous aprendre la patience, la réactivité, la débrouillardise, ...et la c'est à vous d'agir en conséquence !

En résumé : oui toutes les formations sont bonnes à prendre et il faut étudier pour comprendre, pour se lancer dans le métier. Cela vous évitera de nombreux aléas auquels vous devrez faire face par la suite.

Les réservations de  chambres ou de suites dans des hôtels 5 voire 6 étoiles sont des choses courantes dans le métier d'assistant personnel.
Lorsque vous effectuez une réservation et ce dans un hôtel faisant partie d'une chaîne importante, vous vous retrouverez en correspondance non pas en ligne direct avec l'hôtel que vous souhaitez joindre, mais bien avec un call center parfois situé aux antipodes chargé de la gestion des reservations. Il peut donc vous arriver de vouloir contacter un hôtel à New york pour effectuer votre réservation, mais d'être mis en communication avec le call center situé à Hong Kong.

La majorité des call center emploient du personnel formé à répondre à votre demande, néanmoins vous constaterez très souvent que ce genre de pratique pose de nombreux problèmes.

Peut on vraiment parler d'une formation adéquate ? Vos interlocuteurs sont ils formés correctement à répondre aux attentes parfois particulières du client ? Et surtout ont ils conscience du service qu'ils doivent rendre ?

En tant qu'assistants nous avons appris que le client ou la personne pour laquelle nous travaillons doit faire l'objet de toute notre attention. Ce qui n'est pas le cas dans les call center. Si vous avez des questions, si votre demande fait l'objet de rappel, vous risquez très fortement de vous retrouver face à un nouvel interlocuteur à chaque fois et d'obtenir des réponses différentes. Dès lors quant vous effectuez une réservation n'oubliez pas de tenir compte de trois points importants :

1° toujours noter le nom de votre interlocuteur.
2° toujours exiger une confirmation écrite par mail au minimum.                                                                    3° toujours noter toutes les references des réservations pour s'assurer qu'elles correpondent à la confirmation.

Et si vous ne recevez pas la confirmation dans les 6 heures qui suivent n'hésitez surtout pas à insister pour recevoir la confirmation. Dans certains pays le laxisme dont font preuve les employés peut vous faire perdre du temps et de l'argent !